Как я все успеваю — 14 штрихов к портрету

Начну в лучших традициях рубрики Письма читателей. Меня часто спрашивают, как я все успеваю. Я, конечно, начинаю лукавить, мол, да ничего я не успеваю, времени не хватает, жизнь летит. Но перед написанием этой статьи, я присела, полистала блог, воскресила в памяти последние месяцы и призналась — да, для отдельно взятого человека, я действительно успеваю много.

Я замужем, работаю на полную занятость, наши собака и шиншилла требуют постоянного участия, веду блог со множеством handmade-статей и лонгридов, требующих подготовки, слежу за группой the Azbel во ВКонтакте, посещаю курсы акварели, участвую в нескольких проектах, периодически выполняю творческие поручения, помогаю людям с изучением английского языка и при этом стараюсь много читать. Эта статья стала отличным поводом рассмотреть свою повседневность под микроскопом, чтобы понять и написать, как мне удается все это успевать.

Вообще я не люблю статьи на тему тайм-менеджмента и продуктивности, типа Восемь с половиной признаков высокоэффективных людей. Что это за понятие вообще такое высокоэффективный человек? Я не хочу быть высокоэффективной, я хочу, чтобы мне и людям вокруг было хорошо. Для этого не обязательно все успевать.

В этой статье я хочу не просто дать вам список того, что поможет освободить время для приятных вещей, я хочу в очередной раз предложить вам заглянуть в себя и решить, на самом ли деле вы мало успеваете, или это просто вредная привычка сравнивать себя с другими.

Поддерживать уровень заряда батареи

Все просто и банально: чем лучше мы отдыхаем и высыпаемся, тем больше успеваем. Чем больше работаем без выходных и засиживаемся ночами, тем быстрее приближается выгорание. Тогда сфокусироваться на чем бы то ни было гораздо сложнее, а то и невозможно.

Эффективный отдых предполагает восстановление мышечной, нервной и гормональной систем. Если какой-то из систем достается меньше, мы постепенно начинаем двигаться по пути хронической усталости. Этот вопрос отлично решает полноценный сон. Такой, которого хватает именно вам, чтобы восстановиться.

Я стараюсь придерживаться режима дня, ложиться не позже 11, вставать в 7, смешивать ручной и умственный труд, прогулки и игры с собакой, чтение и просто откисание, желательно на даче или где-нибудь в тишине и покое. Ежегодный отпуск, суббота и воскресенье — неприкосновенны. Когда на выходные мне предлагают что-то, связанное с работой, я отказываюсь. После отдыха и переключения я успеваю в два раза больше.

Жить в согласии с ритмами

Внутри каждого из нас тикают биологические часы, которые управляют нашей энергией, умственной активностью, давлением и температурой тела. Именно они связаны со сменой дня и ночи и назначают сов и жаворонков. Когда я разобралась в том, как суточные ритмы регулируют все, что мы делаем, это перевернуло мое представление о планировании дня. Теперь я стараюсь жить в согласии со своими внутренними часами и успеваю больше за более короткий срок. Но не для того, чтобы впихнуть в свой день все, а для того, чтобы оставить немного времени для того, что люблю.

Благодаря биологическим часам, в течение дня у нас есть подъемы и спады энергии. На пике активности, когда мозгу легче всего обрабатывать информацию, быстрее даются проблемы, требующие концентрации внимания, и аналитическая работа. Для жаворонков это утренние часы, для сов — вечерние или ночные.

В то же время, творческий процесс проходит проще, когда мы немного устали, и мозг работает в пол силы. Я отлично это чувствую, когда вечером приступаю к блогу. Усталость позволяет расслабиться и рассеивает внимание. Когда мы менее сфокусированы на определенной работе, мы охватываем большее количество информации, реагируем на альтернативы и различные интерпретации. Именно это разнообразие необходимо для творчества. По этой же причине отличные идеи часто посещают нас в душе или за мытьем посуды.

Если разобраться, когда и что мы делаем лучше, будет легче спланировать свой день и успеть больше.

Подстраиваться под настроение

Я не берусь за дела, которые требуют позитивной творческой энергии, если у меня плохое настроение, я не выспалась или спешу. В таком состоянии, как в той песне: крокодил не ловится, не растет кокос. Я просто переключаюсь на рутину, вроде уборки или сортировки вещей, которые погружают в медитативное состояние и помогают отвлечься от тревожных мыслей.

Учиться принимать помощь

Тот факт, что нам приходится работать сверх нормы, будь то у станка или у плиты, может означать одно из двух: перфекционизм или неумение заявлять о своих потребностях.

Знаете девиз плохого начальника? Хочешь сделать хорошо — сделай сам. И это, кстати, распространяется на все сферы жизни. Подобное отношение выявляет проблемы с доверием, неспособность обучать и неминуемо ведет к выгоранию. Если вы убеждены, что никто не справиться с годовым отчетом или уборкой квартиры лучше вас, подумайте о том, что перфекционизм — одна из причин депрессии. Не обязательно быть единственным человеком, который выполняет данную задачу, чтобы чувствовать свою необходимость и уникальность. Всему можно научить и научиться. Даже принимать помощь.

Бывает и так, что человек рад помощи, но боится попросить или знает, что откажут. Это уже говорит о неспособности заявить о потребностях и отстоять личные границы. Пока мы молчим о том, что нам нужна помощь, все будут делать вид, что так и должно быть. Но ради собственного эмоционального здоровья, стоит научиться быть неудобными.

Поэтому я делегирую многое и никогда не стесняюсь просить о помощи в рамках разумного. Здесь очень важно соблюсти баланс — не спихивать все на других, но и не брать все обязанности на себя. Это касается и работы и семьи. У нас с мужем довольно четкое распределение домашних дел, и я не помню, чтобы у нас на этой почве возникали какие-то вопросы.

Расширять список дел

Я давно заметила — чем больше дел, тем легче мне организоваться и распланировать время. Раньше, думая, что все мои вечера и выходные свободны, я могла откладывать дела на неопределенный срок, и оглядываясь назад, видела только череду одинаковых дней разбавленных более-менее яркими событиями.

Теперь, когда я знаю, что вечером у меня курсы, завтра нужно подготовить текст, а послезавтра творческий проект, я точнее планирую свое время и даже нахожу его, чтобы почитать или посмотреть сериал. Я думала, что с появлением собаки точно перестану что-либо успевать, но иногда делаю даже больше. С удовольствием хожу на курсы акварельной живописи в Nevskih School, участвую в марафоне Лето Писателя и уверена, если появится что-то еще, я легко впишу это в свой график.

Просто каждый новый навык помогает нам оптимизировать. Щенок научил меня лучше планировать свое утро, рисование развило творческое мышление, писательский марафон позволит прокачать умение создавать тексты. В итоге любое новое занятие не отнимает, а здорово экономит время.

Избегать суеты

В английском языке есть такое понятие morning rush, которое можно перевести, как утренняя спешка, я бы даже сказала, гонка.  На ум сразу приходит состояние, когда проспал, все валится из рук, хочется сделать больно тому, кто пытается отнять секунду драгоценного времени, и все кажутся нереально медленными. Чем больше мы ускоряемся, тем больше суетимся и меньше успеваем.

Думаю, вам знаком еще один пример. Вы едите на работу на машине в своем потоке, но обязательно находятся водители, которые играют в шахматы, объезжают очередь и пытаются вклиниться в поток в последний момент, создавая аварийно опасную ситуацию. Я часто наблюдаю за такими. Как правило, уезжают они до ближайшего светофора и экономят максимум 5 минут. Стоит ли ради этого рисковать своим здоровьем и жизнью людей?

Не торопитесь. Суета и спешка — это провал. Когда вы в панике пытаетесь сделать как можно больше, не важно, сколько времени у вас осталось — одна минута или один день, внимание рассеивается, и мозг не может понять, какую задачу решать первой. В такой ситуации очень важно собраться, замедлиться, посидеть, прогуляться, выдохнуть. Представьте, что временно живете в режиме замедленной съемки и вы осознаете, что все решается само собой.

Помнить, что лучшее — враг хорошего

У вас бывало такое? Начинаете что-то делать, все готово и хорошо получилось. Но чертик на правом плече шепчет, что нужно еще чуть-чуть подправить. И вот это чуть-чуть в итоге занимает больше времени, чем ушло на всю работу. А иногда получается еще хуже и приходится начинать сначала.

У меня так было частенько, пока я не научилась вовремя останавливаться. Когда я вижу, что все готово, но карманный перфекционист уговаривает подправить, добавить, отнять, растянуть или помять, я выжидаю и возвращаюсь к проекту через некоторое время. Как правило, ничего переделывать уже не хочется. Этому я научилась на курсе акварели, когда Катя много раз просила нас не замучивать рисунок. Отойти, посмотреть на него и оставить в покое.

Планировать всегда. Всегда!

Мы часто думаем, где взять время на то, чтобы все успеть, но редко думаем о том, ЧТО конкретно мы собираемся успевать. У нас самые призрачные мысли о выходных и о вечерах. Поэтому, когда приходит час икс, мы хватаемся за все подряд и в итоге ничего не делаем хорошо.

Я всегда составляю план выхода статей на 3 месяца, план дел на неделю и на каждый день. Это позволяет мне вовремя найти и подготовить материал, купить все необходимое для творческого проекта и сделать нужные фото.

Когда все так быстро меняется, план на три месяца кажется очень оптимистичной затеей. Да, не всегда получается выполнять все в точности до пункта. Время, события, люди и природа вносят свои коррективы. Поэтому я периодически пересматриваю и правлю свои списки дел и всегда готова изменить решение, если требуют обстоятельства.

Выделять самое важное

Взрослая жизнь предполагает постоянный выбор. Потеря контроля над временем демонстрирует нежелание или неумение расставлять приоритеты. Писатель Стивен Прессфилд шикарно сказал о приоритетах: Нам нужно понять разницу между тем, что срочно и тем, что важно, и в первую очередь делать то, что важно.

Срочные вещи чаще всего отражают цели других людей — они хотят получить наше одобрение в социальных сетях, хотят, чтобы мы ответили на звонок или выполнили поручение. Срочно. Важные вещи чаще всего отражают наши желания — провести время за книгой, поиграть с ребенком, написать статью для блога. Просто пора научиться разделять важное и срочное и делать первое сначала и с удовольствием. Тогда хватит и времени и вдохновения на второе.

Отказывать — значит оберегать свои личные границы

Когда нас о чем-то просят, нужно быть готовыми ответить нет. Наши приоритеты на работе, дома, в личной сфере и дружбе должны быть прозрачными. Соглашаться на что-то только ради того, чтобы сделать человеку приятно или не обидеть говорит об отсутствии самодисциплины или о созависимости.

Отказываться от того, что не интересно или того, на что нет времени — это дар. Говоря нет, вы делаете свои приоритеты понятными для других и очерчиваете личные границы, без которых невозможно все успеть. Откажитесь, при этом вы не обязаны объяснять свое решение, конечно, если это не касается работы.

Отказаться от многозадачности

Наш мозг создан, чтобы делать одну определенную задачу за раз. Когда мы разрываемся между делами, мы замедляем его. Пока мы думаем, что справляемся со всем одновременно, в реальности, мы просто очень быстро переключаемся с одной задачи на другую.

Когда мы выполняем мелкое поручение — отправляем имейл, отвечаем на сообщение, ставим лайк в социальных сетях, за выполненное задание мозг вознаграждает нас гормоном радости дофамином. Нам это нравится и мы продолжаем переключаться между мелкими делами.

Постоянные переключения дают печальные результаты. Нам кажется, что мы столько всего сделали, но при этом мы не делаем ничего существенного. Поэтому важно приучить себя долго без переключения внимания выполнять определенную работу. Я установила специальную программу Focus Booster, которая следит за тем, чтобы я как минимум 25 минут работала над одним проектом не отвлекаясь.

Помнить, что баланса работа-личная жизнь не существует

Так для чего мы хотим все успеть? Чтобы сделать всю работу вовремя? Чтобы провести время с семьей? Чтобы оставить тех самых прекрасных минут для себя? И какого баланса работа-личная жизнь мы стремимся добиться? 30/70, 10/90, 50/50? Правда в том, что  этот баланс весьма иллюзорен.

Я не хочу выбирать между работой, семьей и любимыми занятиями. Я хочу, чтобы они гармонично сливались в единое целое под названием моя жизнь. Это не значит, что я стремлюсь работать без выходных или отдыхать 24 на 7. Я просто выбираю время для этих занятий согласно обстоятельствам, а не для того, чтобы соблюсти баланс. 21 век давно стер границы между работой и отдыхом, нам просто нужно принять этот факт и смириться.

У нас сложилось впечатление, что с балансом между работой и семьей, как развал-схождение, — сделал и поехал. Но добиться стабильного состояния в потоке перемен практически невозможно. Всегда будет то, что требует чуть больше сил и внимания.

Ошибка еще и в том, что мы противопоставляем работу и личную жизнь, делая их конкурентами, в то время, как лучше было бы их подружить и учится наслаждаться обоими.

Не сосредотачивайтесь на этом хрупком равновесии. Вносите небольшие перемены и смотрите, что лучше работает именно для вас.

Забивать

Люди, которые все успевают, это те, кто понял, что конкретно им можно не успеть. Когда мы осознаем, что нам приходится однажды забить практически на все, что кажется важным, жизнь становится более управляемой.

Фокус заключается в том, чтобы позволить себе не успеть определенные вещи и успеть все остальное. Вы удивитесь, на сколько всего можно забить — просмотр сериалов, социальные сети, посиделки с друзьями, книги, огород, ненужные курсы, чтение блогов, жизнь в большом городе. Я хотела посадить цветы на даче — и забила, хотела начать читать инструкцию к фотоаппарату — и забила, хотела переделать пару статей на блоге — и забила. Потренируйтесь забивать, и увидите, какое облегчение можно испытать, разрешив себе что-то не делать.

Не смотреть по сторонам

Когда я вижу тех, кто с тремя детьми сумел построить успешное дело, участвует в благотворительности, занимается спортом и выступает на телевидении, собственные достижения превращаются в тыкву. Интернет наполнен людьми, которые каждый день рассказывают, как хороша их жизнь, и это давит на нас, когда дело доходит до продуктивности.

Мы изо всех сил пытаемся воткнуть в свою повседневность все эти атрибуты успешного человека, но так ли нам это нужно, чтобы жить жизнью, которую мы любим? Готовы ли мы успевать все это?

Только нам предстоит сделать выбор. И мы можем выбрать что угодно, просто не все сразу.

А как вам удается много успевать? Или вы ничего не успеваете? Признавайтесь в комментариях :).

С наилучшими,

the A

Фото: Вероника Трофимова специально для the Azbel