Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Красивые кожаные файлы

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

  • Хранить важные документы удобно
  • Избавиться от гор ненужных бумаг
  • Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

  • Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
  • Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
  • Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
  • Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
  • Медицина (выписки, обследования, страховки)
  • Гарантийные талоны и чеки
  • Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

  • Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
  • Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

  • Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
  • Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

DIY-Leather-Files

 

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

  • Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
  • Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
  • Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

  1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
  2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
  3. Медицинские документы, страховки.
  4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

declutter-papers1

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов: 11 комментариев

  1. Диана

    Интересная система! Особенно идея про долгосрочные документы. Их и правда лучше отделять. Я хранила все правоустанавливающие документы вместе. Часто там образовывался бардак. Отделю. Лотки- отличная вещь, чтоб лишний раз не прикасаться к не актуальному.
    Счета я все-таки кладу в одну папку (у нас 3 дома. все в одной папке, разделенные цветными вкладышами). А вот с хранением дидактического материала для детей не могу разобраться. Буду ждать от вас новых статей. Спасибо)

    1. Maria Автор записи

      Спасибо за комментарий, Диана! Мне кажется, дидактический материал удобно хранить в небольших, подписанных коробках или конвертах. Но многое, конечно, зависит от того, какой материал.

    1. Maria Автор записи

      Спасибо, Лиана. Да, статья безвозвратно испорчена, видно, придется удалить.

  2. Катерина

    Спасибо, мне понравилась идея про разделение документов внутри тем на текущие документы и документы длительного хранения

  3. Уведомление: Корзины для хранения вещей: 20 вариантов применения | Уютный дом

  4. Анна

    Спасибо тебе и Вселенной за подсказку! И правда, давно пора пересмотреть свои папки. Твоя статья как раз то, что мне сейчас нужно!

    1. Maria Автор записи

      Как приятно, что статья оказалось актуальной. Главное — получить удовольствие от процесса )))

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *